成都市义工联合会例会管理条列

该规章条列主要针对：1、提高会议质量和效率；2、规范会议制度，确保各项工作贯彻落实；3、强化内部管理，保证工作有目标、有计划、有步骤的高效开展。

 

一、会议类型：

 

旬例会、季度考核会、年度成员大会

 

二、例会设置：

 

会议类型	周期时间	组织程序	参会人员	会议内容
旬例会	固定会议每两周一次，周六上午10：00召开，临时会议另行通知	固定会议，办公室进行人员通知，临时会议或变故另行通知	召集人 主持人 会务组全体成员	1、  总结上两周工作情况 2、  通报会务组决议 3、  讨论和布置下两周工作及活动 4、  讨论日常工作的推行
季度考核会	每季度最后一周星期六上午10:00，不得与旬例会冲突具体时间按实际情况调适	固定会议，办公室进行人员通知，临时会议或变故另行通知	召集人 主持人 会务组全体成员、被考核正式义工	1、  总结季度工作情况 2、  对各项工作、活动及人员的考核评定 3、  制定下一季度计划及方案
年度成员大会	每年年终召开，临时会议，具体时间根据实际情况调适，并提前一周发布通知	经会务组或办公室人员讨论通过后，进行时间发布和人员通知	召集人 主持人 全体正式义工和部分普通义工、受邀爱心企业	1、  通报组织重大决策决定 2、  优秀义工和爱心企业评选及表彰 3、  重要人员变更 4、  一年工作汇报 5、  慈善晚会

 

 

三、会议管理细则：

 

（一）旬例会

 

1.  会议时间：

固定会议两周一次，周六上午10：00召开，临时会议另行通知,会议时长1小时30分。

 

2.  召集和主持

旬例会由办公室人员召集和主持，若办公室人员因故不能参加，则另行指定人员召集和主持。

 

3.  组织程序：

会务组周例会由义工联会务组负责召开，分为固定会议和临时会议。

（1）固定会议：

定时自行召开，参会人员不得无故迟到、早退、缺席，因故耽误或不能参会，需提前向办公室报备。

（2）临时会议：

义工联遇到紧急情况或重大事项需要决议时，由办公室临时通知召开会议进行讨论。

 

4.  例会的主要议题：

（1）总结上两周工作及活动；

（2）通报会务组决议；

（3）讨论各成员提交的各项议题，并形成议案下发和公布；

（4）讨论和布置下两周工作及活动；

（5）讨论日常工作中遇到的需要大家一起解决的问题及困难。

 

5.  会议的决议：

（1）会务组成员到会一半以上方可形成决议；

（2）参会成员一半以上同意方可通过，每个议题给予两次机会，第一次如未通过，可以给予一次争取机会，再次未通过则搁置；

（3）不在会务组权限范围内的决议无效。

 

6.  例会会议管理

（1）例会实行签到制度，办公室负责会议考勤，凡不能参加例会或不能准时参加例会者，请向办公室人员请假，迟到者第一次罚款10元，之后每次迟到翻倍；在例会时间3小时之内请假者罚款额是迟到的2倍；不请假者一次性罚款50元，并将记过一次，所有违规者均将公开通报批评；

（2）参会义工不得无故早退，不得中途退场；

（3）例会期间关闭通讯工具或将通讯工具设在振动位置，可接听电话，但时间不能超过5分钟；

（4）会议期间不准打瞌睡或做与会议无关的事情；

（5）会议内容要“精”、“短”、“实”；

（6）例会定期召开，如无特殊情况，每两周召开一次，会议时间由办公室统一安排；

（7）会议实行考勤和记录制度，参会义工每人必须签到；

（8）办公室人员进行会议记录，三个工作日内整理出来并进行发布；

（9）假期或重大活动期，因工作需要，由办公室根据情况增补例会，并另行安排例会时间。

 

（二）季度考核会

 

1．会议时间

每季度最后一周星期六上午10:00，不得与旬例会冲突，无特殊原因每位被考核成员必须出席。具体会议时间按实情况调适，会议时长2小时。

 

2．召集和主持：

考核会由办公室人员召集和主持，若办公室人员因故不能参加，则另行指定人员召集和主持。

 

3．组织程序：

义工联成员考核会由办公室负责召开，该会议为固定会议。如有变故办公室将另行通知。

4．考核的主要内容：

（1）会务组成员及正式义工出勤考核；

（2）会务组成员及正式义工活动考核；

（3）会务组成员及正式义工综合品行考核。

5．考核流程：

（1）被考核人员递交季度工作总结并在考核会上讲解；

（2）被考核人员完成讲解后由其他成员进行评评议；

（3）考核结果入档；

（4）因故不能参加考核人员，办公室将另行安排考核，不参加考核者原则上考核成绩为0。

6.会议管理（参考例会会议管理）

 

（三）年度成员大会

 

1.会议时间：

临时会议，每年年终召开，具体时间根据实际情况调适，并提前2—3周发布通知，不得与讯例会、季度考核会时间冲突，会议时长根据实际情况调适。

2.召集和主持：

成员大会会由办公室人员召集，由理事长及会务组成员主持，若办公室人员、理事长因故不能参加，则另行指定人员召集和主持。

3.组织程序：

经会务组或办公室人员讨论通过后，进行时间发布和人员通知。

4、会议的主要内容：

（1）通报组织重大决策决定；

（2）优秀义工评选；

（3）爱心企业表彰；

（4）重要人员变更；

（5）一年工作汇报；

（6）慈善晚会。

5.会议管理：

（1）会议实行签到制度，办公室人员负责会议考勤，如办公室人员因故不能出席，则指定人员进行记录；

（2）凡不能参加或不能准时参加者，请向办公室人员请假，迟到者将在大会、网站以及QQ群内进行通报批评，情节恶劣者记大过一次；

（3）参会义工不得无故旷到、早退，不得中途退场，违反者将在大会、网站以及QQ群内进行通报批评，情节恶劣者记大过一次；

（4）大会期间请关闭通讯工具或将通讯工具设置静音，接听电话请远离会场；

（5）会议期间请不要打瞌睡或做与大会无关的事情；

（6）大会实行考勤和记录制度，参会义工每人必须签到，签到表将在网站进行公布；

（7）办公室人员进行会议记录，三个工作日内整理出来并进行发布；

（8）如遇假期或重大活动期，需要更改大会时间、地点，办公室将提前一周另行安排。

 

四、流程图

 

周例会

确定会议时间	---à	通知参会人员（周一、周四）	---à	统计参会人员名单
		QQ群、短信、电话		参加人数、请假人数
收集参会人员议题（会议前3天）	---à	制定例会会议大纲	---à	人员确认，打印签到表格
会议当天办公室人员提前到达布置会议现场	---à	办公室人员考勤、主持会议、进行会议记录	---à	办公室人员整理会议记录并公布（3个工作日）

 

季度考核会

确定会议时间	---à	通知参会人员（周一、周四）	---à	统计参会人员名单
		QQ群、网站公告、电话		参加人数、请假人数
收集被考核人员工作总结（会议前3天）	---à	制定考核流程	---à	人员确认，打印签到表格
会议当天办公室人员提前到达布置会议现场	---à	办公室人员考勤、主持会议、进行会议记录	---à	被考核人员讲解季度工作总结
参会人员对被考核人员进行评议	---à	办公室成员收集整理考核结果并与网站公布（3个工作日）	---à	考核数据入档

 

 

 

年度成员大会

 

确定会议时间	---à	场地确定和联系	---à	提前2—3周通知参会人员（周一、周四）
				QQ群、网站公告、电话
统计参会人员名单	---à	大会主题、内容制定和资料准备，会后联欢项目的各事宜与相关信息联络	---à	人员确认，打印签到表格
参加人数、请假人数
大会前一天办公室人员提前到达布置会议现场	---à	办公室人员考勤、主持会议、进行会议记录	---à	理事长、会务组主持大会，进行总结和各种表彰
办公室成员记录大会进程	---à	慈善晚会	---à	办公室人员整理会议记录，编辑总结，发布于网站（3个工作日内）

成都市义工联合会

2011年3月

[附则]议事规则

一、提出讨论事项

1.会议前以书面形式提议，未提交议题会议中不予讨论，不得擅自添加议题；

2.主要提议应在会议讨论范围之内，不得偏离主题，不得擅自增添其他无关议题；

3.对已形成文件或事实的内容不再提议范围之内，如有意见应在确定前提出，确定后意见不予接受。

二、动议的一般分类

1.一项主要问题或动议；

2.附属或次主动议；

3.附带问题；

4.优先问题。

三、动议及其先后顺序

1.优先问题；

2.当天议程；

3.表决及申诉；

4.形成决议；

5.书面呈现，公之于众。

四、理事长议事责任

1.贯彻大会规则和议程，不参加表论和表决；

2.如果表决结果赞成者与反对者同数，理事长决定有效；

3.反对考虑某一问题；

4.宣读文件；

5.撤销动议；

6.规则的暂停；

7.种植辩论；

8.特殊情况下会议召集及决议；

9.决议签字生效。